Как онлайн-школе не терять заявки после вебинара, пока родитель помнит эфир
Как онлайн-школе не терять заявки после вебинара, если за вечер их приходят сотни? ИИ-менеджер для онлайн-школы звонит по каждой заявке в первую минуту, даже если после вебинара их пришло четыреста за вечер. Он отвечает про программу, расписание и рассрочку по правилам школы, записывает на пробный урок и заносит итог в CRM. Индивидуальные условия оплаты остаются за вашими менеджерами.
Содержание
412 заявок за сорок минут. Столько пришло после вечернего вебинара — возьмём для примера онлайн-школу программирования для детей 9–15 лет. В отделе продаж четыре менеджера. Если на каждую заявку уходит восемь минут с недозвонами, повторными наборами и записью в CRM, получается 55 часов работы. Почти два полных дня на четверых. И это если никто не заболеет и не отвлечётся на входящие.
А родитель, который в 21:05 написал в чат «хочу на пробный», к обеду следующего дня думает уже о другом. О работе, о секции по плаванию, о рекламе соседней школы, которая догнала его в соцсетях.
Заявка Марины остыла к обеду
Вебинар для родителей заканчивается. В чате ссылка на пробный урок и «ставьте плюс, если интересно»
Марина из Казани оставляет заявку: сын Тимур, 11 лет, хочет делать свои игры
Марина укладывает детей. Её заявка — 187-я строка в таблице
Отдел продаж начинает прозвон сверху, с самых «горячих» на глаз
Марине звонят с незнакомого номера. Она на планёрке и сбрасывает
В соцсети ей показывают рекламу другой школы: «Бесплатный пробный урок сегодня в 18:00»
Тимур на пробном уроке. У других
Добавить тут нечего. Школа заплатила за рекламу вебинара, два часа вела эфир, неделю прогревала рассылкой — и отдала готового родителя соседям. Потому что в 21:08 ему никто не позвонил.
Почему отдел продаж не успевает, даже когда старается
Лень тут ни при чём. У онлайн-школы заявки идут волнами, и штат под волну не нанять.
Пик приходится на вечер. Вебинары идут с семи до девяти, родители освобождаются после восьми, взрослые студенты — когда уложат детей. Отдел продаж в это время уже дома или добивает дневные звонки.
После запуска — лавина, потом тишина. Три дня менеджеры тонут, неделю скучают. Держать восемь человек ради трёх дней дорого. Четверо не успевают.
Менеджеры выбирают удобных. Тот, кто сказал «ну я подумаю», уходит в конец списка. Тот, кто спросил про рассрочку, — в «перезвонить потом». Потом не наступает.
Одни и те же вопросы по кругу. «А урок сколько длится? А если пропустим, будет запись? Нужен мощный компьютер? Преподаватель живой или видео?» К сотому разу за вечер ответы становятся короче, чем хотелось бы руководителю.
Часовые пояса. Школа в Москве, а заявки из Владивостока, Новосибирска, Калининграда. Кому-то позвонили в 23:00 по местному времени. Школу он запомнил, но совсем не так, как ей хотелось.
Что делает ИИ-менеджер в вечер вебинара
ИИ-менеджер берёт первый разговор с каждой заявкой, сколько бы их ни пришло.
- Звонит в первую минуту. Марина оставила заявку в 21:08 — в 21:09 она слышит: «Марина, добрый вечер, вы только что были на вебинаре». Разговоров он ведёт несколько одновременно, поэтому 412 заявок не превращаются в очередь до среды.
- Уточняет, для кого курс. Для ребёнка или для себя. Возраст и уровень, чего хочется добиться, какие дни удобны. Эти ответы потом увидит ваш менеджер.
- Отвечает по программе и частым вопросам. Сколько длится курс и урок, как проходят занятия, какое расписание у групп, что нужно из техники, что будет при пропуске. Всё — из базы знаний школы. Чего там нет, он не сочиняет: вопрос уходит человеку.
- Говорит о цене и рассрочке по правилам школы. Стоимость курса — по прайсу. Стандартная рассрочка — если она прописана: «на шесть месяцев, около 6 000 ₽ в месяц». Особые условия — к менеджеру.
- Записывает на пробный урок или консультацию. В свободное окно расписания, без двойной брони, по времени семьи.
- Отправляет материалы по шаблону. Программу курса, ссылку на пробный урок, короткую памятку для родителя — в WhatsApp, Telegram, ВКонтакте, МАКС или на почту, пока человек ещё на линии.
- Выполняет обещанные перезвоны. «Мне надо с мужем обсудить, наберите в четверг после восьми» — в четверг в 20:05 по её времени телефон зазвонит, и разговор начнётся с того, на чём остановились.
- Прозванивает базу после запуска. По списку тех, кто оставлял заявку, с учётом запретов, расписания и часового пояса. В 23:00 по Владивостоку никто не позвонит.
- Заносит итог в CRM. Этап сделки, ответы родителя, время пробного урока, отправленные материалы, запись разговора. Подключение к вашей CRM входит в цену — подробности на странице интеграций.
Тот же вопрос про рассрочку, два исхода
Менеджер (на следующий день, 12:40): Здравствуйте, вы оставляли заявку на вебинаре. Удобно говорить?
Менеджер: Про рассрочку сейчас не подскажу, уточню у бухгалтерии и перезвоню.
Клиент: Ну… я подумаю, наверное.
На вопрос о скидке ИИ-менеджер цифру не назвал. Скидки на второго ребёнка в правилах школы не было, поэтому он честно сказал, что это решает менеджер по оплате, передал вопрос и договорился о перезвоне завтра до 13:00. Марина не услышала «я не знаю». Она услышала, когда ей перезвонят и кто именно.
Что попадёт в CRM после разговора с Мариной
| Поле | Что записано |
|---|---|
| Для кого | Сын Тимур, 11 лет |
| Уровень | Раньше не программировал, собирал уровни в детских игровых конструкторах |
| Цель | Хочет делать свои игры |
| Откуда | Вебинар для родителей, заявка в 21:08 |
| Пробный урок | Суббота, 11:00 по времени семьи |
| Оплата | Интерес к рассрочке; вопрос о скидке на второго ребёнка передан менеджеру |
| Отправлено | Программа курса и ссылка на пробный урок — в WhatsApp |
| Следующий шаг | Перезвон менеджера по оплате завтра до 13:00 |
| Разговор | Запись и расшифровка |
Утром менеджер по оплате звонит не вслепую. Он знает про Тимура, про младшую сестру и про рассрочку. Разговор выходит коротким, и Марине не приходится рассказывать всё заново.
Кто где сильнее
| Менеджер отдела продаж | ИИ-менеджер | |
|---|---|---|
| Заявка в 21:08 после вебинара | Утром, если дойдёт очередь | В первую минуту |
| 400 заявок за вечер | Два дня прозвона на четверых | Несколько разговоров одновременно |
| Сотый вопрос «а запись урока будет?» | Отвечает всё короче | Отвечает по базе знаний так же, как на первый |
| Часовые пояса | Легко ошибиться | Учитывает пояс клиента при исходящих |
| Сомневающийся родитель | Сильнее: слышит, что стоит за «я подумаю», и находит слова | Ставит перезвон на точное время и держит его |
| Особая рассрочка, скидки | Решает по своим полномочиям | Передаёт человеку с кратким содержанием |
| Сколько стоит | Оклад, процент с продаж, взносы | 17,90 ₽ за минуту разговора, интеграции включены |
Где решает человек
ИИ-менеджер снимает первый разговор и типовые вопросы. Деньги и исключения остаются за людьми:
- индивидуальная рассрочка, отсрочка, оплата частями вне стандартного графика;
- скидка сверх правил: «за второго ребёнка», «подруга у вас училась», «а если оплачу сразу за год»;
- длинные дорогие программы, где решение принимают на семейном совете и не с первого раза;
- возврат денег и претензии: «Ребёнку не понравился преподаватель»;
- договор и приём оплаты — их подтверждает человек.
Отдельно про обещания. В онлайн-обучении легко пообещать лишнего: «через три месяца ребёнок сделает свою игру», «трудоустройство после курса». ИИ-менеджер говорит только то, что записано в базе знаний школы. Если обещания трудоустройства там нет, клиент его не услышит, как бы ни допытывался.
На прямой вопрос «Я с роботом говорю?» он отвечает честно. Представляется так, как согласовано в сценарии и как требует закон. А если родитель хочет поговорить с живым человеком, звонок уходит менеджеру с кратким содержанием; если все заняты — ставится перезвон на точное время.
Что подготовить к запуску
- программу курсов, расписание групп и пробных уроков;
- прайс и стандартные условия рассрочки — в том виде, в каком их можно называть клиенту;
- частые вопросы с ответами — те, что менеджеры слышат каждый вечер;
- шаблоны писем: программа, ссылка на пробный урок, памятка для родителя;
- доступ к CRM и календарю пробных уроков;
- кому передавать вопросы об оплате и в какие часы;
- базу для прозвона — только тех, кому у школы есть законное основание звонить: оставили заявку, дали согласие.
Запуск — 1–5 рабочих дней: сценарий и база знаний, проверка, контрольный звонок, публикация. Разумнее запускаться за неделю до ближайшего вебинара, чем в его вечер.
Базовая цена — 17,90 ₽ за минуту разговора, интеграции включены, пакет от 1 500 минут в месяц; с ростом объёма минута дешевле. Для школы с запусками это удобно: в неделю вебинара минут много, в тихую неделю мало, и оклада в тихую неделю нет. Сколько на самом деле обходится штатный менеджер со всеми взносами, мы посчитали в отдельном расчёте.
И честно. Быстрый звонок не сделает слабый курс сильным. Если программа не отвечает на вопрос Марины, она уйдёт и после разговора в 21:09. Скорость даёт школе шанс быть услышанной первой, пока родитель ещё помнит вебинар. Почему заявка остывает за считаные часы, подробнее — в статье о перезвоне по заявке.
Посчитайте свои потери
Подставьте свои цифры — расчёт идёт только в браузере.
Пример расчёта, а не прогноз: повторные визиты и средний чек у каждого бизнеса свои.
Коротко
- ИИ-менеджер для онлайн-школы звонит по каждой заявке в первую минуту, даже когда после вебинара их сотни.
- Он отвечает по программе и частым вопросам из базы знаний школы, называет цену и стандартную рассрочку по правилам.
- Записывает на пробный урок по времени семьи и отправляет программу по шаблону в мессенджер или на почту.
- Особые условия оплаты, скидки сверх правил, возвраты и претензии остаются за людьми.
- Цена — 17,90 ₽ за минуту разговора, интеграции включены, пакет от 1 500 минут; запуск за 1–5 рабочих дней.
Вопросы и ответы
Справится ли ИИ-менеджер с сотнями заявок после вебинара?
Да. Он ведёт несколько разговоров одновременно и звонит по каждой новой заявке в первую минуту, поэтому очередь на прозвон не копится до утра.
Может ли он оформить индивидуальную рассрочку или дать скидку?
Нет. Он называет цену и стандартную рассрочку, если они записаны в правилах школы. Особые условия и скидки сверх правил согласует ваш менеджер — ИИ-менеджер передаёт ему вопрос и ставит перезвон.
Родители звонят вечером, когда отдел продаж уже ушёл. Кто ответит?
ИИ-менеджер. Входящие звонки он принимает круглосуточно, без очереди на линии, и может сразу записать ребёнка на пробный урок.
Можно ли прозвонить базу после запуска курса?
Да, по списку тех, кому у школы есть законное основание звонить. Он учитывает запреты и расписание, а ещё часовой пояс каждого человека.
Говорит ли он, что он ИИ?
Представляется по согласованному сценарию и требованиям закона. На прямой вопрос отвечает честно.
Сколько стоит ИИ-менеджер для онлайн-школы?
17,90 ₽ за минуту разговора, интеграции включены, пакет от 1 500 минут в месяц. С ростом объёма минута дешевле. Запуск — 1–5 рабочих дней.
Продукт: ИИ-менеджер
Обсудим вашу задачу
Оставьте телефон — перезвоним в рабочее время, покажем демонстрацию на вашем сценарии и честно скажем, где ИИ не подойдёт.
