ИИ-менеджер для онлайн-школы: каждая заявка после вебинара — в разговор за минуту

412 заявок за сорок минут. Столько пришло после вечернего вебинара — возьмём для примера онлайн-школу программирования для детей 9–15 лет. В отделе продаж четыре менеджера. Если на каждую заявку уходит восемь минут с недозвонами, повторными наборами и записью в CRM, получается 55 часов работы. Почти два полных дня на четверых. И это если никто не заболеет и не отвлечётся на входящие.

А родитель, который в 21:05 написал в чат «хочу на пробный», к обеду следующего дня думает уже о другом. О работе, о секции по плаванию, о рекламе соседней школы, которая догнала его в соцсетях.

Заявка Марины остыла к обеду

1. 21:05

   Вебинар для родителей заканчивается. В чате ссылка на пробный урок и «ставьте плюс, если интересно»

2. 21:08

   Марина из Казани оставляет заявку: сын Тимур, 11 лет, хочет делать свои игры

3. 21:30

   Марина укладывает детей. Её заявка — 187-я строка в таблице

4. 10:00

   Отдел продаж начинает прозвон сверху, с самых «горячих» на глаз

5. 12:40

   Марине звонят с незнакомого номера. Она на планёрке и сбрасывает

6. 15:10

   В соцсети ей показывают рекламу другой школы: «Бесплатный пробный урок сегодня в 18:00»

7. 18:00

   Тимур на пробном уроке. У других

Добавить тут нечего. Школа заплатила за рекламу вебинара, два часа вела эфир, неделю прогревала рассылкой — и отдала готового родителя соседям. Потому что в 21:08 ему никто не позвонил.

Почему отдел продаж не успевает, даже когда старается

Лень тут ни при чём. У онлайн-школы заявки идут волнами, и штат под волну не нанять.

Пик приходится на вечер. Вебинары идут с семи до девяти, родители освобождаются после восьми, взрослые студенты — когда уложат детей. Отдел продаж в это время уже дома или добивает дневные звонки.

После запуска — лавина, потом тишина. Три дня менеджеры тонут, неделю скучают. Держать восемь человек ради трёх дней дорого. Четверо не успевают.

Менеджеры выбирают удобных. Тот, кто сказал «ну я подумаю», уходит в конец списка. Тот, кто спросил про рассрочку, — в «перезвонить потом». Потом не наступает.

Одни и те же вопросы по кругу. «А урок сколько длится? А если пропустим, будет запись? Нужен мощный компьютер? Преподаватель живой или видео?» К сотому разу за вечер ответы становятся короче, чем хотелось бы руководителю.

Часовые пояса. Школа в Москве, а заявки из Владивостока, Новосибирска, Калининграда. Кому-то позвонили в 23:00 по местному времени. Школу он запомнил, но совсем не так, как ей хотелось.

Что делает ИИ-менеджер в вечер вебинара

ИИ-менеджер берёт первый разговор с каждой заявкой, сколько бы их ни пришло.

1. Звонит в первую минуту. Марина оставила заявку в 21:08 — в 21:09 она слышит: «Марина, добрый вечер, вы только что были на вебинаре». Разговоров он ведёт несколько одновременно, поэтому 412 заявок не превращаются в очередь до среды.
2. Уточняет, для кого курс. Для ребёнка или для себя. Возраст и уровень, чего хочется добиться, какие дни удобны. Эти ответы потом увидит ваш менеджер.
3. Отвечает по программе и частым вопросам. Сколько длится курс и урок, как проходят занятия, какое расписание у групп, что нужно из техники, что будет при пропуске. Всё — из базы знаний школы. Чего там нет, он не сочиняет: вопрос уходит человеку.
4. Говорит о цене и рассрочке по правилам школы. Стоимость курса — по прайсу. Стандартная рассрочка — если она прописана: «на шесть месяцев, около 6 000 ₽ в месяц». Особые условия — к менеджеру.
5. Записывает на пробный урок или консультацию. В свободное окно расписания, без двойной брони, по времени семьи.
6. Отправляет материалы по шаблону. Программу курса, ссылку на пробный урок, короткую памятку для родителя — в WhatsApp, Telegram, ВКонтакте, МАКС или на почту, пока человек ещё на линии.
7. Выполняет обещанные перезвоны. «Мне надо с мужем обсудить, наберите в четверг после восьми» — в четверг в 20:05 по её времени телефон зазвонит, и разговор начнётся с того, на чём остановились.
8. Прозванивает базу после запуска. По списку тех, кто оставлял заявку, с учётом запретов, расписания и часового пояса. В 23:00 по Владивостоку никто не позвонит.
9. Заносит итог в CRM. Этап сделки, ответы родителя, время пробного урока, отправленные материалы, запись разговора. Подключение к вашей CRM входит в цену — подробности на странице интеграций.

Тот же вопрос про рассрочку, два исхода

Было

Менеджер (на следующий день, 12:40): Здравствуйте, вы оставляли заявку на вебинаре. Удобно говорить?

Было

Менеджер: Про рассрочку сейчас не подскажу, уточню у бухгалтерии и перезвоню.

Было

Клиент: Ну… я подумаю, наверное.

На вопрос о скидке ИИ-менеджер цифру не назвал. Скидки на второго ребёнка в правилах школы не было, поэтому он честно сказал, что это решает менеджер по оплате, передал вопрос и договорился о перезвоне завтра до 13:00. Марина не услышала «я не знаю». Она услышала, когда ей перезвонят и кто именно.

Что попадёт в CRM после разговора с Мариной

Утром менеджер по оплате звонит не вслепую. Он знает про Тимура, про младшую сестру и про рассрочку. Разговор выходит коротким, и Марине не приходится рассказывать всё заново.

Кто где сильнее

Где решает человек

ИИ-менеджер снимает первый разговор и типовые вопросы. Деньги и исключения остаются за людьми:

• индивидуальная рассрочка, отсрочка, оплата частями вне стандартного графика;
• скидка сверх правил: «за второго ребёнка», «подруга у вас училась», «а если оплачу сразу за год»;
• длинные дорогие программы, где решение принимают на семейном совете и не с первого раза;
• возврат денег и претензии: «Ребёнку не понравился преподаватель»;
• договор и приём оплаты — их подтверждает человек.

Отдельно про обещания. В онлайн-обучении легко пообещать лишнего: «через три месяца ребёнок сделает свою игру», «трудоустройство после курса». ИИ-менеджер говорит только то, что записано в базе знаний школы. Если обещания трудоустройства там нет, клиент его не услышит, как бы ни допытывался.

На прямой вопрос «Я с роботом говорю?» он отвечает честно. Представляется так, как согласовано в сценарии и как требует закон. А если родитель хочет поговорить с живым человеком, звонок уходит менеджеру с кратким содержанием; если все заняты — ставится перезвон на точное время.

Что подготовить к запуску

• программу курсов, расписание групп и пробных уроков;
• прайс и стандартные условия рассрочки — в том виде, в каком их можно называть клиенту;
• частые вопросы с ответами — те, что менеджеры слышат каждый вечер;
• шаблоны писем: программа, ссылка на пробный урок, памятка для родителя;
• доступ к CRM и календарю пробных уроков;
• кому передавать вопросы об оплате и в какие часы;
• базу для прозвона — только тех, кому у школы есть законное основание звонить: оставили заявку, дали согласие.

Запуск — 1–5 рабочих дней: сценарий и база знаний, проверка, контрольный звонок, публикация. Разумнее запускаться за неделю до ближайшего вебинара, чем в его вечер.

Базовая цена — 17,90 ₽ за минуту разговора, интеграции включены, пакет от 1 500 минут в месяц; с ростом объёма минута дешевле. Для школы с запусками это удобно: в неделю вебинара минут много, в тихую неделю мало, и оклада в тихую неделю нет. Сколько на самом деле обходится штатный менеджер со всеми взносами, мы посчитали в отдельном расчёте.

И честно. Быстрый звонок не сделает слабый курс сильным. Если программа не отвечает на вопрос Марины, она уйдёт и после разговора в 21:09. Скорость даёт школе шанс быть услышанной первой, пока родитель ещё помнит вебинар. Почему заявка остывает за считаные часы, подробнее — в статье о перезвоне по заявке.

Цена

17,90 ₽ за минуту разговора

Интеграции включены, пакет от 1 500 минут в месяц. Запуск — 1–5 рабочих дней. С ростом объёма минута дешевле.

Обсудить задачуВсё об ИИ-менеджере

Посчитайте свои потери

Подставьте свои цифры — расчёт идёт только в браузере.

Заявок и звонков в деньНе дозвонились или ответили поздно, %Перезванивают сами, %Из дозвонившихся становятся клиентами, %Средний чек, ₽Рабочих дней в месяце

Потерянных клиентов в месяц—

Выручка, которая ушла, в месяц—

За год—

Пример расчёта, а не прогноз: повторные визиты и средний чек у каждого бизнеса свои.

Коротко

• ИИ-менеджер для онлайн-школы звонит по каждой заявке в первую минуту, даже когда после вебинара их сотни.
• Он отвечает по программе и частым вопросам из базы знаний школы, называет цену и стандартную рассрочку по правилам.
• Записывает на пробный урок по времени семьи и отправляет программу по шаблону в мессенджер или на почту.
• Особые условия оплаты, скидки сверх правил, возвраты и претензии остаются за людьми.
• Цена — 17,90 ₽ за минуту разговора, интеграции включены, пакет от 1 500 минут; запуск за 1–5 рабочих дней.

Вопросы и ответы

Справится ли ИИ-менеджер с сотнями заявок после вебинара?

Да. Он ведёт несколько разговоров одновременно и звонит по каждой новой заявке в первую минуту, поэтому очередь на прозвон не копится до утра.

Может ли он оформить индивидуальную рассрочку или дать скидку?

Нет. Он называет цену и стандартную рассрочку, если они записаны в правилах школы. Особые условия и скидки сверх правил согласует ваш менеджер — ИИ-менеджер передаёт ему вопрос и ставит перезвон.

Родители звонят вечером, когда отдел продаж уже ушёл. Кто ответит?

ИИ-менеджер. Входящие звонки он принимает круглосуточно, без очереди на линии, и может сразу записать ребёнка на пробный урок.

Можно ли прозвонить базу после запуска курса?

Да, по списку тех, кому у школы есть законное основание звонить. Он учитывает запреты и расписание, а ещё часовой пояс каждого человека.

Говорит ли он, что он ИИ?

Представляется по согласованному сценарию и требованиям закона. На прямой вопрос отвечает честно.

Сколько стоит ИИ-менеджер для онлайн-школы?

17,90 ₽ за минуту разговора, интеграции включены, пакет от 1 500 минут в месяц. С ростом объёма минута дешевле. Запуск — 1–5 рабочих дней.

Продукт: ИИ-менеджер

Обсудим вашу задачу

Оставьте телефон — перезвоним в рабочее время, покажем демонстрацию на вашем сценарии и честно скажем, где ИИ не подойдёт.

Подробнее о продукте «ИИ-менеджер»

Имя Телефон Задача, если хотите Согласен на обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных Отправить заявку

Заявка принята

Перезвоним в рабочее время. Спасибо, что дочитали!