Логистические затраты: что входит, как посчитать долю в выручке и где переплачивают

«Логистика у нас меньше трёх процентов, я смотрел». Так отвечает собственник оптовой компании, когда его спрашивают про доставку. Он действительно смотрел: сложил счета перевозчиков за месяц и поделил на выручку. Получилось 2,7%. Цифра спокойная, можно не волноваться.

Только в эти неполные три процента не попали свои машины с водителями. И склад, где шесть человек собирают заказы. И деньги, замороженные в запасах. И штрафы сетей за опоздание, и бой, и повторные поездки к клиенту, которого не было на месте. Когда всё это сложить, логистические затраты той же компании оказываются впятеро больше.

Разберём по порядку: что такое логистические затраты и что они включают в себя, как посчитать их долю в выручке и стоимость доставки одного заказа, где прячутся переплаты, которых нет ни в одной строке учёта. Пример — вымышленный оптовик из Самары, все цифры условные, но посчитаны честно, с формулами.

Логистические затраты: что это и где проходит граница

Простое определение такое. Логистические затраты — деньги, которые компания тратит на движение товара и на его хранение по пути: от склада поставщика до двери покупателя. Сюда же относится обратный поток: возвраты, повторные доставки, вывоз брака.

Граница проходит по смыслу, а не по названию счёта в 1С. Зарплата водителя своей машины — логистика, хотя в учёте она лежит вместе с зарплатой офиса. Аренда склада — логистика, хотя бухгалтер видит её как «аренду». Проценты по кредиту, на который закуплен запас, — тоже логистика, хотя о них логист не думает вообще.

Что в логистику обычно не включают:

• Закупочную цену товара. Она входит в себестоимость, а логистика — то, что вы платите сверх неё, чтобы товар оказался у клиента.
• Затраты производства внутри цеха. Перемещение заготовки между станками — часть производственного процесса. Хотя доставку сырья на склад завода включают.
• Расходы на продажи: рекламу, бонусы менеджерам, скидки. Даже если скидка дана «за самовывоз».

Две компании одной отрасли могут честно назвать разные доли логистики просто потому, что провели границу по-разному. Поэтому первым делом решите для себя, что вы считаете, и запишите это. Без такого решения через квартал никто не сможет сравнить цифры с прошлым.

Что входит в логистические затраты: шесть групп

Ниже — состав, который подходит большинству торговых и производственных компаний. Названия групп можно менять, но если какой-то строки у вас нет совсем, стоит проверить, не спрятана ли она в другой статье расходов.

Логистические затраты включают в себя и постоянную часть, и переменную. Аренда склада не меняется, продали вы за месяц 100 заказов или 3 000. Топливо и счета перевозчиков растут вместе с отгрузками. Это разделение пригодится позже, когда будете решать, что резать: постоянную часть сокращают редко и дорого, переменную — каждый месяц.

Почему в список попали деньги в запасах

Это самая спорная строка. Товар на складе ничего не стоит «сам по себе»: вы за него уже заплатили. Но эти деньги могли бы лежать на депозите или гасить кредит. Пока они в коробках, компания теряет процент — и это реальный расход.

Считают его просто: средний запас в рублях × годовая ставка ÷ 12. Ставку берут по своему кредиту, а если кредита нет — по ставке, под которую компания могла бы разместить деньги. Сюда же добавляют списания: просрочку, бой на складе, недостачи по инвентаризации.

Если запас у вас большой, эта строка часто оказывается больше упаковки и администрирования вместе взятых. Как разделить товары по вкладу в выручку и стабильности спроса, чтобы не держать лишнее, подробно разобрано в статье про ABC XYZ анализ. Здесь повторять не будем.

Пример: сколько тратит на логистику оптовик из Самары

Возьмём условную компанию «Волга-Опт» — оптовые поставки бытовой химии в магазины и две региональные сети. Компания и люди вымышленные. Выручка — 24 млн ₽ в месяц, 2 400 заказов, 480 тонн отгрузки. Три своих грузовика возят по городу и в Тольятти, в Оренбург ездит наёмный перевозчик.

Финансовый директор Римма Альбертовна собирает затраты на логистику за сентябрь по шести группам.

А теперь вспомним собственника из начала. Он считал только перевозчиков: 640 000 ₽ из 24 млн ₽ — 2,7%. Если добавить свой транспорт, выйдет 4,8%. Полная сумма на логистику — 3,26 млн ₽, или 13,6% выручки. Разница в пять раз между «я смотрел» и реальностью.

Заметьте: транспорт, о котором все говорят, — только треть суммы. Склад почти не уступает ему. А деньги в запасах дороже потерь и управления, вместе взятых.

Как посчитать долю логистических затрат в выручке

Формула одна:

Доля логистики = логистические затраты за период ÷ выручка за тот же период × 100%.

В примере: 3 260 000 ÷ 24 000 000 × 100% = 13,6%.

Звучит просто. На деле здесь три ловушки.

Первая — разные периоды. Счёт перевозчика за сентябрь приходит в середине октября. Если сложить «что оплатили в сентябре», вы получите август. В месяцы, когда отгрузки скачут, доля будет прыгать без всякой причины. Сопоставляйте затраты с отгрузками того же месяца, а не с датой оплаты.

Вторая — выручка с НДС или без. Счета перевозчиков часто приходят с НДС, а выручку в управленческом отчёте берут без него. Часть дроби завышается на ставку НДС на ровном месте. Выберите одно правило для обеих частей дроби.

Третья — сравнение с чужими цифрами. В интернете легко найти «нормальную долю логистики» для разных отраслей. Проблема в том, что авторы почти никогда не пишут, какие группы затрат они включали. Если в чужой цифре нет запасов и склада, а в вашей есть, вы зря испугаетесь. Честнее сравнивать себя с собой: этот месяц с прошлым, этот квартал с тем же кварталом год назад.

Доли мало: считайте стоимость доставки заказа

Средняя доля прячет главное. Расходы на доставку распределены по клиентам и направлениям очень неравномерно, и именно там компания переплачивает.

Поэтому вторая цифра, которую стоит считать каждый месяц, — стоимость доставки единицы. Единицу выбирают под бизнес:

• рубли на заказ — для опта, интернет-магазинов, сервисных компаний;
• рубли на килограмм или тонну — для тяжёлых и сыпучих грузов;
• рубли на точку доставки — когда в одной точке несколько заказов;
• рубли на рубль выручки — та же доля, но по направлению или клиенту.

В примере «Волга-Опт» транспорт на один заказ в среднем стоит 1 160 000 ÷ 2 400 = 483 ₽. Вся логистика на заказ — 3 260 000 ÷ 2 400 = 1 358 ₽. Транспорт на килограмм — 1 160 000 ÷ 480 000 = 2,42 ₽.

Средний заказ — 10 000 ₽. Кажется, 483 ₽ на доставку — терпимо. Теперь разложим по направлениям.

Вот и находка. Оренбург даёт пятую часть выручки и почти половину транспортных затрат. Один заказ туда стоит в доставке в восемь раз дороже, чем по Самаре. Средняя цифра 483 ₽ этого не показывает вообще.

Значит ли это, что Оренбург надо закрыть? Не обязательно. Может, маржа там выше и всё окупается. Но вопрос «зарабатываем ли мы на этом направлении» без стоимости доставки по направлениям даже не возникает. Если хочется посчитать прибыльность направления до конца, с наценкой и прочими расходами, это уже отдельная задача: логистика в ней — одна из строк.

Где компания переплачивает: скрытые логистические затраты

Самые неприятные деньги — те, что не стоят в учёте отдельной строкой. Они размазаны по топливу, зарплате склада и «прочим расходам». Ниже — пять мест, где их обычно находят. Цифры — продолжение примера «Волга-Опт».

Недогруз: машина едет, место пустует

Перевозчик берёт деньги за рейс, а не за кубометры. В Оренбург «Волга-Опт» отправляет 9 рейсов в месяц по 52 000 ₽. Средняя загрузка — 55% по объёму. Машины уходят по вторникам и пятницам, потому что «так договорились с клиентами» два года назад.

Если отправлять машину раз в пять дней, но полной, — 6 рейсов в месяц вместо 9 при загрузке около 82%. Это 312 000 ₽ вместо 468 000 ₽. Разница — 156 000 ₽ в месяц.

Цена решения тоже есть. Часть клиентов будет получать товар реже, кому-то придётся держать больший запас. Поэтому решение принимает руководитель, а не таблица. Но без расчёта он даже не знает, о какой сумме идёт речь.

С обратной стороны та же история у своих машин. Грузовик отвёз товар в Тольятти и вернулся пустым. Топливо и время водителя ушли на обратную дорогу, которая ничего не привезла. Иногда на обратный путь можно взять забор товара у поставщика.

Простой на разгрузке

У сетевого распределительного центра очередь. Водитель «Волга-Опт» стоит в ней в среднем 2,5 часа, таких разгрузок в месяц около 40.

Час работы своей машины считается так: затраты своего транспорта ÷ рабочие часы парка. В примере: 520 000 ₽ ÷ (3 машины × 22 дня × 10 часов) ≈ 790 ₽ в час. Сто часов ожидания в месяц — около 79 000 ₽. Эти деньги размазаны по зарплате водителей и топливу, и логист их не видит.

Плюс второй эффект: пока машина стоит у сети, она не успевает к двум магазинам после обеда. Их довозят на следующий день, а иногда отдают наёмному перевозчику с доплатой за срочность.

Возвраты стоят больше, чем перевозка обратно

В строку «потери» Римма Альбертовна записала 60 000 ₽ на повторные и обратные доставки. Это только транспорт.

Что ещё происходит с возвратом. Кладовщик принимает его и проверяет — примерно полчаса, около 240 ₽ его рабочего времени. Товар переупаковывают — ещё около 120 ₽ расходников и времени. Часть товара продать уже нельзя: в среднем 1 000 ₽ списания на возврат. Итого около 1 360 ₽ сверх перевозки.

72 возврата в месяц × 1 360 ₽ ≈ 98 000 ₽. В отчёте их нет: зарплата склада и списания учтены в своих строках, а связи с возвратами никто не провёл.

Пересорт

Комплектовщик положил не тот артикул, или не то количество. Клиент звонит, товар везут обратно, нужное довозят. В примере таких заказов около 40 в месяц. Каждый — это повторная поездка (около 480 ₽) и полчаса склада (240 ₽). А каждый четвёртый случай приходится на сеть, которая выставляет штраф 2 000 ₽ за неполную поставку.

40 × 720 ₽ + 10 × 2 000 ₽ = 48 800 ₽ в месяц. Причина — на складе, а платит за неё логистика.

Лишние строки в счетах перевозчика

Счёт на 120 строк никто не сверяет построчно с путевыми листами. Рейс, выставленный дважды. Тариф за 20 тонн на машину, которая везла 8. Простой, которого не было. В примере набегает около 2% от суммы счетов — примерно 12 800 ₽ в месяц.

Немного? За год — больше 150 000 ₽. И это деньги, которые можно вернуть по акту сверки, а не сэкономить когда-нибудь.

Сколько всего

Почти 400 000 ₽ в месяц, или 1,6% выручки. Часть из этого убрать нельзя или невыгодно. Но знать сумму нужно, чтобы выбрать, с чего начать.

Что меняется, когда данные сведены вместе

У логиста есть рейсы и путевые листы. У финансиста — счета перевозчиков и итоговая сумма. У склада — сборка, возвраты, пересорт. У менеджеров по продажам — жалобы клиентов. Вопрос «сколько стоит доставить заказ в Оренбург и почему в прошлом месяце дороже» повисает между ними.

Аналитика логистики КАРАДЕСК соединяет эти данные: заказ, отгрузку, рейс, счёт перевозчика, возврат, жалобу клиента. Данные берутся там, где они уже ведутся: учётная система, складская программа, выгрузки или личные кабинеты перевозчиков, путевые листы, трекеры, если они стоят. Ставить трекеры или новую программу не нужно.

Что считается в разборе:

• срок доставки по направлениям и перевозчикам — где обещанный срок срывается регулярно, а где это разовый случай;
• стоимость доставки заказа на основе счетов перевозчиков, расходов на топливо и зарплату водителей;
• загрузка транспорта: полупустые рейсы и пустые обратные пути;
• маршруты: лишние километры и часы ожидания на разгрузке;
• возвраты: по причинам и направлениям, отдельно по перевозчикам;
• сверка счетов перевозчиков с фактическими рейсами и тарифами договора.

Логист получает списки рейсов и заказов, счета, по которым видна каждая проблема. Руководитель — короткую сводку: сколько стоит доставка заказа, где теряются деньги и какие решения на столе. Подробнее — на странице аналитики логистики.

Цена разовой работы — от 39 900 ₽: туда входят сроки, стоимость, загрузка и сверка счетов. Точная стоимость фиксируется до старта после бесплатной оценки и зависит от числа направлений, перевозчиков и периода данных. Регулярное отслеживание считают после первого разбора.

Логистика — одно из направлений Аналитики для бизнеса. Если интереснее, как доставка выглядит в структуре всех затрат и в денежном потоке компании, это задача финансового анализа; как его читать, показано в статье финансовый анализ предприятия на примере.

Чего аналитика не делает

Честно о границах, чтобы не было завышенных ожиданий.

• Не управляет машинами. Диспетчеризации нет: рейсы планирует ваш логист в своей программе.
• Не выбирает перевозчика за вас. Аналитика показывает, во что обходится каждый в одних единицах, с учётом срывов и повреждений. Решение о смене — за руководителем.
• Не меняет данные. Доступ к учёту только на чтение, работа по NDA. Адреса получателей обрабатываются в России по 152-ФЗ и скрываются в отчётах, копии выгрузок удаляются по окончании работы.
• Не обещает экономию. Выводы — рекомендации с расчётом. Получится ли сократить расходы на логистику, зависит от решений, которые примет компания, и от её клиентов. Результат не гарантируется.

И ещё одно ограничение — уже не аналитики, а данных. Если путевые листы не ведутся, а счета перевозчиков приходят одной суммой без рейсов, часть разреза собрать не получится. Это видно на бесплатной оценке, до начала работы.

Возражения, которые звучат чаще всего

«Перевозчик у нас и так самый дешёвый по тарифу». По тарифу — возможно. Но если он срывает сроки, за которые сеть штрафует, или чаще бьёт груз, сравнение в рублях на заказ может выйти не в его пользу. Сравнивайте с учётом штрафов и претензий.

«Свой транспорт всегда выгоднее наёмного». Только если машины загружены. Грузовик, который полдня стоит в очереди у распределительного центра и возвращается пустым, нередко проигрывает наёмному перевозчику с оплатой за рейс.

«Мы посчитаем сами в Excel». Посчитать долю логистических затрат в выручке можно и в таблице — формула выше. Сложнее с разрезом по рейсам и счетам: нужно сопоставить тысячи строк из трёх-четырёх систем. Для одного раза это реально. Каждый месяц вручную — уже тяжело, и такие таблицы часто забрасывают.

«У нас логистика небольшая, нечего анализировать». Возможно. Проверьте за десять минут: сложите шесть групп по таблице выше хотя бы приблизительно. Если доля оказалась заметно выше той, что вы держали в голове, анализировать есть что.

Как сократить логистические затраты: по шагам

Начинать с переговоров о скидке у перевозчика — соблазн. Скидка в 5% на счета в 640 000 ₽ даёт 32 000 ₽ в месяц. В примере выше одна только перестройка рейсов в Оренбург стоит впятеро больше. Поэтому сначала цифры, потом переговоры.

Ошибки учёта, из-за которых логистика выглядит дешевле

Самая частая — первая. С неё и начинается история «у нас логистика меньше трёх процентов».

Вторая по частоте — отсутствие единицы. Отгрузки за год выросли на треть, затраты на доставку тоже выросли. Руководитель видит рост суммы и требует сократить. А стоимость доставки заказа при этом могла даже снизиться. Без единицы такой разговор превращается в спор, кто кого не понял.

Похожая логика работает и в цеху: пока потери не записаны с причиной, их нельзя посчитать и сократить. Как это устроено для оборудования, разобрано в статье про простой оборудования на производстве.

Чек-лист: логистические затраты под контролем

Если по чек-листу больше половины пунктов пока пусты — это нормально. Так часто выглядит учёт логистики в компаниях, где она выросла вместе с бизнесом, без отдельного плана. Начните с первых пяти.