Анализ дебиторской задолженности: сроки долга, оборачиваемость и пример в рублях

30 000 000 ₽. Столько условная оптовая компания из Екатеринбурга отгрузила покупателям и пока не получила обратно. Выручка за квартал — 54 миллиона, прибыль в отчёте есть, склад полный. А на счёте к пятнице 1,4 миллиона при платеже поставщику на 6.

Финансовый директор Гульнара (персонаж вымышленный, цифры условные) открывает оборотно-сальдовую ведомость и видит длинный список покупателей с суммами. Список честный. Только он ничего не объясняет: кто из этих людей заплатит на следующей неделе, а кто уже не заплатит никогда.

Анализ дебиторской задолженности превращает такой список в решения. Кому звонить сегодня. Кому остановить отгрузки. Какой долг пора отдавать юристу. И сколько денег компания на самом деле одолжила своим клиентам — бесплатно и без залога.

Что на самом деле показывает анализ дебиторской задолженности?

Дебиторская задолженность — деньги, которые компании должны другие: покупатели за отгруженный товар, поставщики за выданный аванс, подотчётные лица, бюджет по переплате налогов. В управленческом смысле почти всегда интересна первая часть — долги покупателей. С ней и будем работать.

Сама сумма мало что говорит. 30 миллионов для компании с выручкой 200 миллионов в год — нормальный оборот. Для компании с выручкой 60 миллионов — тревожный сигнал. Поэтому анализ дебиторской задолженности предприятия всегда смотрит на сумму в связке с выручкой и сроками — и на людей, которые должны.

Четыре вопроса, на которые нужен ответ:

1. Сколько дней в среднем деньги идут от отгрузки до оплаты и растёт ли этот срок.
2. Какая часть долга просрочена и насколько давно.
3. Кто должен — один крупный клиент или сорок мелких.
4. Сколько из этого реально вернётся и что делать с остальным.

Бухгалтер видит дебиторку каждый день, но смотрит на неё с другой стороны: правильно ли разнесены оплаты, сходятся ли акты сверки. Собственнику и финансовому директору нужна управленческая картина. Где застряли деньги и что сделать в понедельник.

Где взять данные, в том числе в 1С?

Для первого разбора хватит четырёх источников:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» в разрезе контрагентов и документов расчётов. Там видно, по какой отгрузке висит долг.
• Договоры или справочник условий оплаты — отсрочка по каждому покупателю. Без неё нельзя отличить «ещё не срок» от «просрочено».
• Выручка за период — из отгрузок в учёте. Берите её с НДС, если дебиторка в учёте с НДС, иначе срок оборота получится завышенным.
• Банковские выписки — чтобы проверить, что оплаты разнесены и долг не висит «на бумаге».

Анализ дебиторской задолженности в 1С обычно начинают с той же ведомости по счёту 62 и отчётов о задолженности клиентов, которые есть в торговых и учётных конфигурациях. Названия отчётов и набор колонок отличаются от версии к версии, так что точный путь проще спросить у своего бухгалтера или специалиста по 1С. Главное — выгрузить долг не одной суммой на клиента, а с датой каждой отгрузки и сроком её оплаты. Из этого собирается всё остальное.

Ещё два счёта стоит открыть хотя бы раз. Счёт 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» — там иногда прячутся предъявленные контрагентам претензии, штрафы и пени. И счёт 60 в части выданных авансов: поставщик, который взял предоплату и третий месяц не везёт товар, тоже ваш должник.

Прежде чем считать, сверьте учёт с выписками. Неразнесённая оплата на 800 тысяч превращает исправного покупателя в злостного должника — и менеджер звонит ему с претензией, которой нет.

Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения: четыре корзины

Старение долга — главный инструмент. Каждую неоплаченную отгрузку относят в корзину по тому, насколько она просрочена на дату отчёта.

Есть два способа считать срок. Первый — от даты отгрузки (так часто делают в учебниках). Второй — от даты, когда покупатель должен был заплатить по договору. Для управленческих решений надёжнее второй: отгрузка 40-дневной давности у клиента с отсрочкой 45 дней ещё не просрочена, а у клиента с отсрочкой 14 дней — уже почти месяц как.

Вот как выглядит анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения в нашем условном примере на конец квартала:

Одна таблица на дату — это снимок. Смысл появляется, когда снимков несколько. Если доля корзины «31–60» три месяца подряд растёт, то через месяц эти деньги переедут в «61–90». Это видно заранее, пока с покупателем ещё можно договориться.

Как долг стареет на одной отгрузке

Чтобы корзины перестали быть абстракцией, посмотрите на путь одного долга. Сцена типичная, хотя придуманная.

Ошибка здесь не на 95-й день. Она на 52-й — когда вторую отгрузку сделали клиенту с непогашенной просрочкой. Именно для таких развилок и нужен регулярный анализ, а не годовой.

Сколько дней деньги гуляют у покупателей: оборачиваемость

Второй инструмент — оборачиваемость дебиторской задолженности в днях. Она показывает, за сколько дней в среднем отгрузка превращается в деньги.

Формула: срок оборота дебиторки, дней = средняя дебиторская задолженность / выручка за период × число дней периода.

Средняя задолженность — полусумма на начало и конец периода, или, точнее, среднее по месячным остаткам. Выручка и дебиторка должны быть в одной базе: обе с НДС или обе без. Для года берут 365 дней, для квартала — 90.

Расчёт на примере

Анализ дебиторской задолженности на примере той же условной компании, все цифры с НДС:

Выручка выросла на 3%. Средний долг — на треть. Покупатели стали платить на 10 дней позже, а относительно договора опаздывают уже на 15 дней.

Теперь переведём дни в рубли. В день компания отгружает в среднем 54 000 000 / 90 = 600 000 ₽. Десять лишних дней оборота — это 10 × 600 000 = 6 000 000 ₽, которые лежат у покупателей вместо вашего счёта.

Сколько это стоит? Допустим, компания закрывает разрыв кредитной линией под 20% годовых (ставка взята для примера, у вас своя). Тогда 6 000 000 × 20% = 1 200 000 ₽ в год, или около 100 000 ₽ в месяц — плата банку за то, что покупатели не платят вовремя. Если кредита нет, цена другая, но не нулевая: несделанная закупка, сорванная скидка поставщика за предоплату, задержка зарплаты.

С чем сравнивать срок оборота

Нормативов из учебника здесь нет и быть не может: у розничной сети покупатель платит сразу, у поставщика для строек отсрочка 60 дней — обычное дело. Сравнивайте с тремя ориентирами:

• с договорной отсрочкой — если оборот длиннее отсрочки больше чем на неделю, покупатели систематически опаздывают;
• с собой в прошлом — рост на 5–10 дней за квартал без смены условий продажи требует объяснения;
• с оборотом кредиторки — об этом ниже.

Один покупатель на треть долга: концентрация

Третий срез — у кого деньги. Отсортируйте покупателей по сумме долга и посчитайте, какую долю держат первые пять.

Картина двоякая. С одной стороны, половина долга у пяти клиентов — значит, пять разговоров решают половину проблемы. С другой — если Подрядчик А, у которого 18% всей дебиторки, завтра остановит платежи, компания почувствует это сразу.

Удобно задать себе условный порог: например, ни один покупатель не держит больше 15% дебиторки, а его просрочка не превышает недельной отгрузки ему же. Цифры ваши, но порог должен быть записан. Иначе лимит каждый раз решается в разговоре менеджера с клиентом, и решается в пользу отгрузки.

И посмотрите на хвост. 35 мелких покупателей держат 48% долга, но 9 000 000 ₽ из 13 500 000 просрочки — у них. Мелкие долги никто не ведёт: на звонок по 40 тысячам у менеджера нет времени. Сорок раз по 40 тысяч — это уже 1,6 миллиона.

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности: кто кого кредитует

Дебиторку редко смотрят в одиночку. Рядом всегда кредиторка — ваши долги поставщикам. Вместе они отвечают, кто финансирует оборот: вы покупателей или поставщики вас.

Посчитаем срок оборота кредиторки по той же логике: средняя задолженность поставщикам / закупки за период × дни. В примере закупки за квартал — 45 000 000 ₽, средний долг поставщикам — 18 000 000 ₽. Срок: 18 000 000 / 45 000 000 × 90 = 36 дней.

Покупатели платят через 45 дней, поставщикам компания платит через 36. Девять дней разницы приходится закрывать своими деньгами или кредитом. Кварталом раньше сроки совпадали — 35 и 35 дней, и отгрузки в долг фактически финансировали поставщики. Ничего не изменилось в договорах. Изменилась платёжная дисциплина покупателей.

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности вместе показывает ещё одно: соотношение сумм. Здесь дебиторка в 1,5 раза больше кредиторки. Само по себе это не плохо — у торговой компании с наценкой так и должно быть. Плохо, когда соотношение растёт квартал за кварталом за счёт просрочки, а не за счёт роста продаж.

Отдельная тема — встречные долги. Если вы одновременно должны покупателю и он должен вам, задолженность можно закрыть зачётом по соглашению сторон. В отчёте такие пары лучше показывать отдельно: часть «проблемы» иногда решается одним письмом.

Резерв сомнительных долгов: в общих словах

Часть дебиторки не вернётся, и честный анализ это признаёт заранее. Для этого есть резерв по сомнительным долгам — оценка суммы, которую компания, скорее всего, не получит.

В налоговом учёте правила описаны в статье 266 Налогового кодекса. Сомнительным считается долг, не погашенный в срок по договору и не обеспеченный залогом, поручительством или банковской гарантией. По результатам инвентаризации долг со сроком возникновения больше 90 дней включают в резерв полностью, от 45 до 90 дней — наполовину, до 45 дней — не включают. Общая сумма резерва ограничена 10% выручки за налоговый период. Безнадёжным долг становится, например, когда истёк срок исковой давности — по общему правилу три года, статья 196 Гражданского кодекса.

В бухгалтерском учёте для резерва есть отдельный счёт 63 «Резервы по сомнительным долгам». Как именно его создавать и рассчитывать в вашей компании, решает главный бухгалтер.

Для управленческого анализа резерв можно оценить проще: взять долю долга, которая в прошлом не возвращалась из каждой корзины. Ниже — пример с условными процентами. У каждой компании они свои, и считать их стоит по своей истории за два-три года.

2,6 миллиона — это не приговор, а цена бездействия. Каждые 100 000 ₽, которые вы вернули из корзины «31–60» до того, как она стала «61–90», уменьшают ожидаемые потери.

Что делать с каждой группой долга?

Анализ без действий — красивая таблица. Вот как обычно распределяют работу по корзинам.

Самая дорогая ошибка — пропустить вторую корзину. «До 30 дней» кажется безобидной, и менеджер откладывает звонок. Но именно здесь причину ещё можно узнать и снять: потерянный счёт, ошибка в накладной, человек в отпуске.

Как звучит этот звонок, тоже имеет значение.

Во втором варианте менеджер узнал причину, назначил конкретный шаг и дату. Обещанная дата идёт в отчёт: если в четверг денег нет, это видно в пятницу, а не через месяц.

Если в отделе продаж бонус платят за отгрузку, а не за оплату, все эти правила будут проигрывать мотивации. Об этом подробно — в разборе того, сколько на самом деле стоит менеджер по продажам.

Еженедельный отчёт на одну страницу

Годовой разбор долгов нужен для бюджета и разговора с банком. Для управления нужен еженедельный. Не на сорок листов — на одну страницу, которую собственник читает за пять минут.

Вот как может выглядеть сама страница:

Отчёт отдела продаж и отчёт по дебиторке стоит смотреть рядом: план по отгрузкам, выполненный в долг, — это ещё не деньги. Как устроен первый, подробно разобрано в статье «Отчёт отдела продаж».

Чек-лист: всё ли на месте в вашем анализе

Чего анализ не сделает

Честный раздел. Анализ долгов — инструмент диагностики, у него есть границы.

Он не взыщет долг. Таблица показывает, кому звонить. Звонить и договариваться будут люди, иски подаст юрист — менеджеры, руководитель, юрист.

Он зависит от учёта. Если оплаты разносят с опозданием на две недели, а договорные отсрочки нигде не записаны, корзины будут врать. Иногда первая польза анализа — список того, что исправить в учёте.

Он не заменяет проверку контрагента. Старение долга показывает, как покупатель платил вам. О том, что у него проблемы с налоговой или другими поставщиками, оно расскажет поздно.

Он не даёт юридических заключений. Когда долг признавать безнадёжным, как оформить претензию, как создавать резерв в учёте — вопросы к юристу и главному бухгалтеру.

ИИ здесь тоже не волшебник. ИИ-аналитика сводит данные учёта и выписок в одну картину и объясняет выводы простыми словами. Но решение остановить отгрузки крупному клиенту, дать отсрочку или пойти в суд — за руководством. Никакой анализ не обещает, что деньги вернутся: он показывает, где и когда действовать, а результат зависит от действий.

«У нас и так всё под контролем»: три возражения

«Бухгалтер видит всё в 1С». Видит — суммы и разнесение. Но задача бухгалтера — правильный учёт, а не решение, кому отгружать. Ведомость по счёту 62 отвечает на вопрос «сколько», а не на вопрос «что делать». Анализ добавляет к суммам сроки, тренд, действия.

«Наши клиенты всегда платили». До первого раза. Покупатель, который платил пять лет, может остановиться за месяц, если его собственный заказчик перестал платить ему. В примере выше Подрядчик А исправно платил два года — а сейчас держит 18% долга и 1,2 миллиона просрочки.

«Мы маленькие, нам рано». У маленькой компании меньше запас прочности. Один должник на 900 тысяч при выручке 5 миллионов в месяц может сорвать закупку. Простейшая версия — корзины по срокам и срок оборота — собирается в таблице за час. Она даёт шанс позвонить должнику на 10-й день просрочки, а не на 60-й.

Когда анализ разумно отдать на сторону?

Корзины по срокам и срок оборота можно посчитать самому — пример выше это показывает. Сложнее держать картину живой каждую неделю, связать долг с договорами и выписками, увидеть кассовый разрыв до того, как он случится.

В КАРАДЕСК анализ долгов покупателей входит в направление «Финансовый анализ предприятия» — часть «Аналитики для бизнеса», ИИ-аналитики на данных компании. Данные берём там, где они уже есть: 1С, банковские выписки, отчётность, управленческие таблицы, договоры. Работаем по договору о конфиденциальности, доступ к 1С и банкам — только на чтение, обработка в России по 152-ФЗ. Сначала сверяем учёт с выписками и отмечаем пробелы — неразнесённые платежи, задвоенные документы. Потом считаем показатели и разбираем причины по покупателям.

Форматов два. Разовый анализ — срез за один–три года с выводами и планом решений — от 29 900 ₽. Ежемесячное отслеживание с кабинетом руководителя и сигналами — от 14 900 ₽ в месяц. Порог сигнала задаёте вы: например, просрочка покупателя дольше десяти дней. Точная стоимость фиксируется до старта после бесплатной оценки и зависит от числа юрлиц, периода и состояния учёта.

Чего мы не делаем: не взыскиваем долги, не проводим аудит и не готовим официальное заключение для банка. Выводы — рекомендации, решения принимает руководство, результат не гарантируется. Если вы считаете, во что обойдётся автоматизация такой отчётности, пригодится разбор «Автоматизация бизнеса с помощью ИИ».

Итог: пять шагов анализа дебиторской задолженности

Анализ дебиторской задолженности укладывается в одну логику. Сверить учёт. Разложить долг по срокам просрочки. Посчитать срок оборота и сравнить с отсрочкой. Посмотреть, у кого деньги. Назначить действие на каждую корзину и проверять его раз в неделю.

У Гульнары из нашего примера 6 миллионов заморожены лишними десятью днями оборота, а 2,6 миллиона рискуют не вернуться вовсе. Ни одна из этих цифр не видна в списке покупателей с суммами. Обе видны после часа работы с таблицей.