Google Vault выгружает диалоги сотрудников с Gemini: фильтр по людям и датам, до 5 000 пользователей

В ночь на 23 октября по московскому времени Google сообщила в блоге обновлений Workspace, что в Google Vault появилась выгрузка диалогов с Gemini в Workspace с фильтрами. Vault — это сервис, где администратор компании хранит и ищет рабочую переписку для юристов и служб безопасности. Теперь туда же попадает то, что сотрудники спрашивали у ИИ в Gmail, Диске, Документах, Таблицах, Презентациях и Meet. За один раз можно выбрать до 5 000 пользователей.

Что именно умеет выгрузка Gemini в Google Vault

Есть два важных ограничения. В выгрузку попадают только диалоги, которые велись при включённой истории. Правила хранения и запрет на удаление для судебных дел к диалогам с ИИ пока не применяются, Google обещает их в следующих выпусках. Зато в консоли администратора уже можно запретить сотрудникам удалять историю вручную или стирать её автоматически после периода бездействия.

Раскатка — сразу для всех доменов, без ожидания по графику.

Что это значит для компаний в России

Платные тарифы Workspace из России сейчас оплатить сложно, так что сама функция пригодится немногим. Важнее сигнал: крупнейший поставщик офисных сервисов признал, что чат сотрудника с ИИ нужно хранить и уметь найти так же, как почту.

Почему это касается любой компании, где люди уже пользуются нейросетями. Менеджер вставляет в чат договор с ценами, бухгалтер — выписку, кадровик — анкету кандидата с паспортными данными. Если потом всплывёт утечка или спор с клиентом, первый вопрос будет «кто и что отправлял». Без журнала ответа нет.

Сколько запросов уходит мимо контроля: простой расчёт

Возьмём для примера компанию на 50 человек, где каждый задаёт ИИ 10 вопросов за рабочий день.

• В день — 500 запросов.
• За месяц из 22 рабочих дней — около 11 000.
• Если хотя бы один запрос из ста содержит персональные данные или коммерческую тайну, это около 110 эпизодов в месяц, о которых руководитель не знает.

Прочитать 11 000 диалогов вручную невозможно. Поэтому журнал нужен с поиском и фильтрами — тот же подход, который Google сейчас встроила в Vault: по человеку, по отделу, по дате.

С чего начать без зарубежных тарифов

• Решить, через что сотрудники ходят в ИИ. Один корпоративный вход вместо личных аккаунтов. Тогда есть что хранить.
• Хранить запросы и ответы у себя. Кто спросил, когда, какие файлы приложил. Срок хранения записать в положение о работе с ИИ.
• Ограничить то, что нельзя отправлять. Паспорта, медицинские сведения, полные реквизиты карт. Про требования к персональным данным и записи разговоров мы писали в статье «Запись разговоров и 152-ФЗ», а общий обзор правил — в материале «ИИ в бизнесе: что говорит закон».

Где помогает КАРАДЕСК

Такой внутренний журнал и вход для сотрудников — обычная задача для разработки: небольшой сервис, интеграция с CRM и 1С, права доступа по отделам. Её может взять IT-специалист КАРАДЕСК — собственный IT-специалист компании в аренду. Он принимает задачи голосом, текстом или брифом, пишет тесты и документацию, выкладывает после одобрения, а код остаётся у клиента. Для крупных компаний есть формат «Корпоративный» — несколько IT-специалистов в контуре клиента. Стоимость — ежемесячная аренда дешевле штатного программиста, точная цена после оценки задач. Архитектуру и итоговые решения утверждает инженер заказчика. Как формулировать такую задачу, разобрано в статье «Техническое задание на разработку ПО». А почему журнал нужен уже сейчас, хорошо видно по недавней новости об утечке изображений пользователей ChatGPT.